外贸订单流程大盘点

Time:2020-07-31

外贸新人可能对外贸知识、外贸工作流程不是很清晰,下面就给大家来个外贸订单流程大盘点。一起来看看吧!


01、询盘:一般客户下订单之前,都会有相关的order inquiry给外贸业务部,做一些细节上的了解。

02、报价:外贸业务部回复客人的询盘,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,performa invoice 给客户正式报价。

03、订单:经过洽谈,客户正式下达订单purchase order。

04、下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。

05、业务审批:业务部收到订单后,首先出具业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批表需附上客人订单传真件以及工厂的购货合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如果金额较大的,或者有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,再交给部门进程员跟进。

06、下达生产通知:业务部门在确定交货期后,满足下列情况即可下达生产通知, 通知工厂按时生产:如果是l/c付款的客户,通常是在交货期前1个月确认,到l/c后应由业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改正。如果是t/t付款的客户,要确认定金已经到账。如果是放账客户、或通过银行d/a等方式汇款等,需要经理确认。

07、验货:在交货期前一周,通知公司验货员验货。如果客人要自己验货或指定验货人员验货的,要在交货期的一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的,要在交货期两周前预约验货时间,确定后将验货时间通知工厂。

08、制备基本文件:准备齐工厂的装箱资料,出口合同,出口商业文件,装箱单等文件(应由业务跟单员转交给单证员)。

09、商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂处理商检,在发货前一周拿到商检换证凭单/条。

10、租船订仓:如果跟客人签定的合同是fob china条款,通常客人会指定运输公司或船公司,应尽早与货代沟通,告知发货意向,了解出口口岸、船期等情况,确认工厂的交货时间至少早于船期一周。另外需要在交货期两周前向货运公司发出书面定仓通知(ing order),通常在船期一周前可拿到定仓纸。

如果是由客人支付运费,应尽早向货运公司或船公司确定船期、运价、口岸等。选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司,并由业务员通告给客人。如客人不同意要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。

如果货物不够一个小柜,需要向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸的时候,还要了解截关时间、入仓报关要求等内容。向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期、柜型、数量、目的港等内容,以避免差错。

11、安排拖柜:验货通过后,委托拖车公司提柜、装柜。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全准时。安排拖柜时要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸、船公司、定仓号、拖柜委托书,注明装柜时间、柜型及数量、装柜地址、报关行及装船口岸等。

如果有验货公司想要看装柜,需要专门声明并回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及电话等;传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机电话。

工厂在货柜离厂后尽快传真一份装货通知给外贸公司业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记录装箱号码和封条号码作为提单的资料。另外工厂装柜后一定要记得贴上封条。

12、委托报关:在拖柜同时将报关所需的资料交给合作报关行,委托出口报关及商检通关换单。通常需要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船截关时间、拖车公司、柜型及数量、本公司的人和电话等。

13、获得运输文件:最迟在船出发后两天内,要将提单的补充材料传真给船运公司或货运公司。补充材料要按找l/c或客人的要求来,并给出正确的货物数量和一些特殊要求等,包括船公司随同提单出的船证明等。督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。

如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出具正本。及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。另外支付运费时应进行登记。

14、准备其他文件:

商业:l/c 要求的文件中,对商业文件要求最严格。货物描述要与l/c上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。l/c上对应的条款应显示出来,要显示唛头。如果需要对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

FORM A原产地证书:FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局办理。未能在发货之前办理的,需提交报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签。

一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求会低一些。可在发货之后不太长的时间内补。如果原产地证书要办理大使馆加签,也一样要提前20天办理。

装运通知:一般是要求在船出发后几天之内。通知客人发货的细节,包括船名、航班次、船日、预计抵港日、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港等。有时l/c要求发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按照客人要求的时间内办理。

装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱的内装数量、每箱的毛重、净重、外箱尺寸等。同时要显示唛头和箱号,便于客人查找。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。重量、体积要与提单相符。

15、交单:采用l/c汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误才能交银行议付。采用t/t汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。如果t/t汇要全款才能拖柜的,要等款到后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16、业务登记:每单的出口业务在完成后要及时登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

17、文件存档:所有的文件、l/c和议付文件必须留存一整套以备查用。

以上就是全球赢外贸推广整理的关于外贸订单的常规流程和注意事项了,你有没有学到什么呢?